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La présente politique de confidentialité a été mise à jour en août 2023 et complète la Politique de Confidentialité remise aux salariés de la société HOMEPERF via INTRANET.

1. INTRODUCTION

Conformément à la Loi du 21 mars 2022[1]  (dite loi Waserman) et à son décret d’application du 3 octobre 2022[2], la société HOMEPERF, Société par Actions Simplifiée au capital social de 13 347 040,00 € immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Aix-en-Provence, sous le numéro 513 503 201 et dont le siège social est situé 1330 Avenue Jean René Guillibert Gauthier de la Lauzière à Aix-en-Provence (13290) (ci-après la « Société ») a mis en place en son sein un dispositif d’alerte(s) professionnelle(s).

Les salariés de la Société (ci-après « le ou les Salarié(s)») peuvent dorénavant émettre un signalement professionnel[3] auprès de la Société au moyen d’une application accessible, à tout moment, via l’URL suivante : https://homeperf.whistleblowing.biz/ (ci-après « l’application »).

L’utilisation de cette application par le Salarié est facultative.

Le Salarié sera considéré comme un lanceur d’alerte et protégé comme tel seulement s’il : - répond à la définition du lanceur d’alerte prévue par la loi et - s’il respecte la procédure prévue par la Société pour signaler les faits.

La procédure d’alerte(s) professionnelle(s) applicable à la Société est disponible sur son site internet : https://www.homeperf.com/[1]  et a été notifiée individuellement par la Société à chaque Salarié.

Le Salarié peut également être mis en cause dans un signalement effectué par un autre Salarié de la Société ou par une personne tierce à la Société.

La présente politique de confidentialité vise à informer les Salariés du traitement de leurs données personnelles par la Société lorsqu’ils utilisent l’application afin d’effectuer un signalement professionnel , lorsqu’ils sont consultés ou entendu dans le cadre du traitement d’un signalement, lorsqu’ils ont agi comme tiers protégés[4] ou lorsqu'ils sont expressément cités comme auteur d’infraction(s) et mis en cause dans un signalement par un lanceur d’alerte.

2. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

2.1.         Description des traitements

Conformément aux lois et règlementations en vigueur, la Société, agissant en tant que responsable de traitement collecte les données personnelles suivantes (en qualité de lanceur d’alerte ou de tiers protégé du Salarié) :

• Le nom du Salarié ;

• Le prénom du Salarié ;
• L’adresse électronique du Salarié (professionnelle ou personnelle) ;
• La fonction professionnelle du Salarié ;
• Un justificatif d’identité ;
• Le type de(s) signalement(s) émis ;
• Les éléments liés au contenu du signalement ;
• La date et l’heure du signalement ;
• La date et le lieu de survenance des faits / informations signalé(e)s ;
• Compte(s) rendu(s) des rapports (les données personnelles du Salarié ne sont pas directement visibles dans le(s) rapport(s)).

Ces données personnelles sont collectées auprès des Salariés lors de leur connexion à l’application et lorsqu’il émettent un nouveau signalement professionnel via l’application.

Si le Salarié est mis en cause dans un signalement par un lanceur d’alerte, la Société en sa qualité de responsable de traitement, collecte (en fonction du contenu du signalement) les données personnelles suivantes :

• Le nom du Salarié ;

• Le prénom du Salarié ;
• L’adresse électronique du Salarié (professionnelle ou personnelle) ;
• La fonction professionnelle du Salarié ;
• Les éléments / faits reprochés au Salarié ;
• La date et l’heure du signalement ;
• La date et le lieu de survenance des faits / comportements reprochés au Salarié ;
• Compte(s) rendu(s) des rapports (les données personnelles du Salarié ne sont pas directement visibles dans le(s) rapport(s)).

Ces données personnelles sont collectées lorsque le Salarié ou toute personne tierce à la Société en qualité de lanceur d'alerte va émettre un signalement professionnel via l’application.

Les Salariés sont informés de l’identité et des coordonnées de la société éditrice de l’application (société DigitalPA S.r.) [5].

La Société s’est assurée du respect des dispositions du RGPD par la société DigitalPA S.r et a conclu un contrat de sous-traitance avec cette dernière, conformément à l’article 28 du RGPD.

La Société utilise les données personnelles des Salariés pour les finalités suivantes :

Aucune prise de décision automatisée n'est effectuée pour les traitements décrits dans la présente politique de confidentialité.

2.2.         Destinataires des données personnelles

Les données personnelles des Salariés sont destinées aux seules personnes directement chargées de l’instruction, du traitement des signalements professionnels émis par les Salariés et aux personnes chargées des suites à donner aux alertes professionnelles.  La Société fait notamment appel à la société EXAMIN, en tant que sous-traitant, pour gérer les alertes.

La personne qui recueille et traite l’alerte du Salarié a une obligation de garantir la confidentialité de la démarche du Salarié. Il est aussi interdit à toute personne de divulguer sans l’accord du Salarié lanceur d’alerte ou du Salarié mis en cause des éléments permettant de dévoiler son identité.

Cette limitation ne fait pas obstacle à l’application de dispositions légales spécifiques, notamment celles relatives aux pouvoirs d’enquête des autorités judiciaires ou publiques.

Les données personnelles des Salariés peuvent donc être également communiquées par la Société à des tiers :

• si la loi ou une procédure judiciaire impose à la Société de partager leurs données personnelles ;
• en réponse à la demande d’une autorité publique ou judiciaire (notamment en cas de réquisition judiciaire).

Les Salariés doivent être informés de cette communication, sauf si cela risque de compromettre la procédure judiciaire. 

Dans le cadre du traitement, les données peuvent être communiquées au sein du Groupe SAPIO auquel appartient la Société si cette communication est nécessaire aux seuls besoins de la vérification ou du traitement de l'alerte.

Les éléments de nature à identifier le Salarié ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec son consentement. De même, les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par le signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.

2.3.        Hébergement des données personnelles

L’application est hébergée par la société Aruba S.p.A.[6] sur des serveurs situés en Italie. Les données personnelles des Salariés ne sont pas transférées hors de l’Union Européenne. La Société s’est assurée du respect des dispositions du RGPD par la société Aruba S.p.A.

2.4.        Sécurité des données personnelles

La Société ​veille à sécuriser les données personnelles des Salariés en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité ​ adapté au risque.

La Société met en place des moyens permettant de garantir la totale confidentialité, l’intégrité́, la disponibilité́ et la résilience constantes des données personnelles des Salariés ainsi que tout moyen permettant de rétablir leur disponibilité́ et leur accès.

Enfin, la Société dispose d’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité́ des mesures techniques et organisationnelles mises en place

2.5.        Droits des Salariés sur leurs données personnelles

Les Salariés disposent des droits suivants sur leurs données personnelles :

Les Salariés peuvent exercer leurs droits précités et/ou poser toute question relative au traitement de leurs données personnelles par la Société par courriel à l’adresse électronique suivante :  Donnees.Personnelles@homeperf.com ou par courrier à l’adresse postale figurant ci-dessous : Délégué à la Protection des Données Personnelles, société HOMEPERF, 1330 Rue Jean René Guillibert Gauthier de la Lauzière, Europarc du Pichaury – Bâtiment C3 - 13856, Aix-en-Provence.

Afin que la Société traite le plus rapidement possible leur demande, les Salariés peuvent indiquer dans cette dernière son objet et le contexte dans lequel leurs données personnelles ont été traitées par la Société.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du Salarié, la Société pourra lui demander de fournir la copie recto verso d’une pièce d'identité ​en cours de validité. Cette dernière sera supprimée par la Société dès lors qu’il aura été fait droit à  sa demande. La Société peut conserver la copie de la pièce d’identité du Salarié à des fins uniques d’établissement de preuves, en cas de litige avec ce dernier.

2.6.        Modification de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment par la Société en fonction des évolutions législatives et des changements / mises à jour de l’application pouvant impacter le traitement des données personnelles des Salariés. La Société prendra les mesures appropriées pour en informer les Salariés, au regard de l'importance de ces changements.